Istilah Memorandum berasal dari bahasa Latin dan bila diterjemahkan ke dalam bahasa Spanyol berarti “sesuatu yang harus diingat”. Untuk alasan ini , penggunaan konsep menerima beberapa kegunaan. Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwa suatu memorandum pada dasarnya adalah penerimaan, semacam laporan yang ditujukan kepada seseorang atau sekelompok orang yang di dalamnya diungkapkan sesuatu yang harus diperhitungkan untuk suatu hal. Di sisi lain, dapat juga diartikan sebagai buku catatan atau buku catatan di mana hal-hal yang harus diingat seseorang di masa depan dituliskan. Dalam sebuah memorandum, dimungkinkan untuk menunjuk berbagai jenis informasi, seperti memberi tahu beberapa informasi menit terakhir, beberapa permintaan khusus, dll.
Dalam dunia diplomatik, memorandum mengacu pada komunikasi yang kurang empatik daripada ingatan dan catatan, di mana serangkaian peristiwa dan alasan yang harus diperhitungkan dalam hal-hal yang lebih penting dirangkum. Memorandum diplomatik umumnya tidak ditandatangani oleh editor. Perlu dicatat bahwa RAE juga memperjelas bahwa sebuah memorandum dapat mengacu pada catatan yang dikirimkan dengan tangan ke seseorang dalam perusahaan atau organisasi yang sama. Padahal kata yang benar adalah memorandum, namun saat ini orang sering menggantinya dengan memorandum, turunan dari bentuk jamak dari kata aslinya.
Sebuah memorandum terdiri dari serangkaian elemen tetap, di mana data yang sangat relevan harus ditempatkan dan berkat mereka dimungkinkan untuk membedakannya dari teks informatif dan komunikatif lainnya. Di antara elemen-elemen ini, yang paling penting dapat disebutkan, seperti: situs, tanggal, kepada siapa itu ditujukan, subjek, isi teks, perpisahan, tanda tangan, salinan untuk pengirim dan catatan kaki, jika perlu.
Penting untuk dicatat bahwa memorandum tidak memiliki paragraf penutup, karena informasi hanya dikirimkan dan diselesaikan dengan tanda tangan dan stempel. Namun, bahasa yang digunakan untuk menulis sebuah memorandum harus formal, yang menyampaikan rasa hormat dan membangkitkan pentingnya masalah tersebut untuk dikomunikasikan dan disebarkan.
