Pencatatan sipil adalah sistem yang digunakan pemerintah untuk mencatat peristiwa-peristiwa penting (kelahiran, pernikahan, dan kematian) warganya dan penduduknya. Repositori atau basis data yang dihasilkan memiliki nama yang berbeda di negara yang berbeda dan bahkan di negara bagian yang berbeda di AS. Ini dapat disebut sebagai catatan sipil (tetapi ini juga merupakan istilah resmi untuk file individu) tetapi juga kantor yang bertanggung jawab untuk menerima catatan dapat disebut kantor statistik vital, kantor catatan dan statistik vital, pencatat, pencatatan, kantor pencatatan (kantor pencatatan resmi) atau pencatatan penduduk.
Tujuan utama pencatatan sipil adalah untuk membuat dokumen hukum yang dapat digunakan untuk menetapkan dan melindungi hak-hak individu. Tujuan kedua adalah menciptakan sumber data untuk penyusunan statistik vital.
Di sebagian besar negara, terdapat persyaratan hukum untuk memberi tahu otoritas terkait tentang peristiwa kehidupan tertentu, seperti kelahiran, pernikahan, dan kematian. Pertama negara untuk membangun populasi register nasional adalah Perancis pada 1539, dengan menggunakan register dari Gereja Katolik. Swedia mengikutinya pada tahun 1631, berdasarkan catatan yang dibuat oleh Gereja Swedia atas nama raja Swedia.
Perserikatan Bangsa-Bangsa mendefinisikan pencatatan sipil sebagai “catatan yang berkelanjutan, permanen, wajib dan universal dari kejadian dan karakteristik peristiwa penting milik penduduk sebagaimana ditentukan oleh keputusan atau peraturan sesuai dengan persyaratan hukum suatu negara, terutama untuk tujuan menetapkan dokumen hukum yang disyaratkan oleh hukum. Catatan ini juga merupakan sumber utama statistik vital. Cakupan yang lengkap, akurasi dan ketepatan waktu pencatatan sipil sangat penting untuk memastikan kualitas statistik vital ”.
Peristiwa penting yang umumnya tercatat dalam catatan sipil termasuk kelahiran, kematian, lahir mati, nama, perubahan nama, perkawinan, perceraian, pembatalan perkawinan, pemisahan sah perkawinan, pengangkatan, pengesahan dan pengakuan. Di antara dokumen hukum yang berasal dari pencatatan sipil adalah akta kelahiran, akta kematian, dan akta nikah. Catatan keluarga adalah jenis catatan sipil yang lebih banyak menangani peristiwa dalam unit keluarga dan umum di negara-negara Eropa dan Asia kontinental seperti Jerman, Prancis, Spanyol, Rusia (Propiska), Cina (Hukou), Jepang (Koseki) dan Korea Utara dan Selatan (Hoju).
Selain itu, di beberapa negara, imigrasi, emigrasi, dan perubahan tempat tinggal mungkin memerlukan pemberitahuan. Catatan penduduk adalah jenis catatan sipil yang terutama terkait dengan tempat tinggal saat ini.
