The pengindeksan otomatis penggalian data dari satu set dokumen atau teks eksternal tertentu berfungsi untuk memberikan rincian lengkap dari yang sama. Data ini bisa dari teks, bahkan gambar dan suara. Proses ini dilakukan melalui program komputer yang memilih elemen mengikuti rangkaian parameter yang telah ditetapkan sebelumnya. Proses ini tidak lebih dari klasifikasi dengan kata kunci atau elemen kunci yang memfasilitasi pencarian Anda di antara sekelompok besar yang serupa.
Pengindeksan otomatis umum terjadi di antara organisasi yang melakukan pekerjaan antara sumber daya manusia dan administrasi. Informasi dalam jumlah besar harus diklasifikasikan dan diklasifikasikan dalam rangkaian yang teratur sehingga lokasinya akurat baik untuk orang yang membutuhkannya maupun untuk orang yang memelihara sistem.
The penyimpanan data sangat penting untuk setiap organisasi, tidak hanya untuk mempertahankan sejarah, tetapi memiliki dukungan diperpanjang keamanan untuk memastikan bahwa isi dokumen adalah benar dan bahwa dalam kasus kehilangan ada adalah cadangan untuk memeriksa itu.
Pengindeks mengonversi bahasa terkontrol (deskriptor dan judul subjek) setelah mencari dan menemukan padanannya dalam bahasa pengindeksan (tesaurus, daftar judul subjek, atau daftar deskriptor alfabet). Dengan cara ini, deskriptor atau judul subjek digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen ini dalam database atau katalog dan juga untuk pengambilan untuk pengambilan nanti. Oleh karena itu, tujuan umum pengindeksan adalah penyimpanan dan pengambilan informasi.
