Pengindeksan dipahami sebagai proses deskripsi mendetail dari isi tulisan atau dokumen, terutama penggalian kata kunci yang cukup mewakili teks. Penggunaan utamanya adalah ketika file akan diambil atau dicari di dalam sistem pengambilan, organisasi atau gudang, untuk mengurangi waktu pencarian dan penyebaran. Ini dimoderasi di bawah standar ISO 5963, diberlakukan pada tahun 1985. Secara khusus, semacam indeks dielaborasi yang membantu untuk setiap dokumen, yang tidak hanya berisi kata-kata yang sangat penting di dalam konten, tetapi juga ringkasannya disertakan bahwa kerusakan tersebutatau analisis topik. Demikian pula, ini diatur oleh kebijakan, yang mungkin berbeda-beda tergantung pada institusi yang menerapkannya, meskipun ini selalu digambarkan dalam manual khusus untuk mereka.
Dalam As dalam banyak proses termasuk klasifikasi dan analisis dokumen, itu terdiri dari beberapa tahap, seperti membaca secara menyeluruh masalah yang ada di dalam dokumen; pilih poin-poin penting tentang topik; memecah konsep yang dipilih dengan kata-kata tertentu, atau menempatkannya di bawah kosakata yang terkontrol; akhirnya, hubungan dibuat antara istilah-istilah yang akhirnya diekstrak dari teks. Oleh karena itu, pengindeksan gratis adalah proses di mana ringkasan dengan istilah - istilah kunci dari sebuah dokumen disajikan, dengan perbedaan bahwa ini, pada fase menempatkannya di bawah kosa kata yang terkontrol, ini tidak digunakan, tetapi kata-kata yang diusulkan oleh subjek yang melakukan aktivitas atau diambil langsung dari dokumen.
